बुकिंग निर्धारित अपॉइंटमेंट हैं। प्रत्येक बुकिंग एक सेवा, ग्राहक, तिथि और समय स्लॉट को जोड़ती है। बुकिंग स्वयं बनाएँ या ग्राहकों को ऑनलाइन बुकिंग करने दें। निर्धारित से पूर्ण या रद्द तक स्थिति ट्रैक करें।
बुकिंग क्या हैं? (What Are Bookings?)
बुकिंग निर्धारित अपॉइंटमेंट हैं। प्रत्येक बुकिंग किसी ग्राहक और विशेष सेवा हेतु एक समय स्लॉट आरक्षित करती है। बुकिंग कैलेंडर और बुकिंग सूची में दिखती हैं। आप इन्हें स्वयं बना सकते हैं, या सुविधा सक्षम होने पर ग्राहक ऑनलाइन बुकिंग कर सकते हैं।
बुकिंग कैसे बनाएँ (How to Create a Booking)
सेवा चुनें (Select Service)
वह सेवा चुनें जिसके लिए ग्राहक बुकिंग कर रहा है। अवधि और कीमत सेवा से स्वतः भर जाती हैं।
तिथि और समय चुनें (Select Date and Time)
तिथि चुनें और उपलब्ध समय स्लॉट चुनें। स्लॉट आपके बुकिंग स्लैब पर आधारित होते हैं। केवल रिक्त स्लॉट दिखाई देते हैं।
ग्राहक चुनें (Select Customer)
अपनी सूची से ग्राहक चुनें। आवश्यकता होने पर नया ग्राहक जोड़ें। ग्राहक विवरण स्मारक संदेश और चालान हेतु उपयोग होते हैं।
टिप्पणी जोड़ें (वैकल्पिक) (Add Notes (Optional))
कोई विशेष निर्देश, रुचि या टिप्पणी दर्ज करें। बुकिंग देखते समय ये स्टाफ़ को दिखाई देती हैं।
पुष्टि करें (Confirm)
सहेजें या पुष्टि करें पर क्लिक करें। बुकिंग निर्धारित स्थिति से बनती है। कॉन्फ़िगर होने पर आप ग्राहक को पुष्टि भेज सकते हैं।
बुकिंग फ़ॉर्म फ़ील्ड (Booking Form Fields)
बुकिंग फ़ॉर्म फ़ील्ड (Booking Form Fields)
सर्विस (Service)
आवश्यक। बुक की जा रही सेवा। अवधि और कीमत सेवा से आती हैं।
ग्राहक (Customer)
आवश्यक। अपॉइंटमेंट करने वाला ग्राहक। अपनी ग्राहक सूची से चुनें।
तारीख (Date)
आवश्यक। अपॉइंटमेंट की तिथि।
समय स्लॉट (Time Slot)
आवश्यक। बुकिंग का प्रारंभ समय। बुकिंग स्लैब के भीतर होना चाहिए।
अवधि (Duration)
सेवा से स्वतः भरा जाता है। कैलेंडर पर समय अवरुद्ध करने हेतु उपयोग होता है।
स्टाफ़/सौंपे गए व्यक्ति (Staff/Assignee)
वैकल्पिक। यदि आप यह ट्रैक करते हैं कि सेवा कौन देता है, तो स्टाफ़ सदस्य सौंपें।
टिप्पणियाँ (Notes)
वैकल्पिक। अपॉइंटमेंट हेतु विशेष निर्देश या टिप्पणी।
स्थिति (Status)
स्वतः निर्धारित। निर्धारित से प्रारंभ होती है। अपॉइंटमेंट बढ़ने पर आप इसे अपडेट कर सकते हैं।
बुकिंग सूची (Booking List)
बुकिंग सूची कॉलम (Booking List Columns)
बुकिंग # (Booking #)
अनूठा संदर्भ नंबर। देखने या संपादित करने हेतु क्लिक करें।
सर्विस (Service)
बुक की गई सेवा।
ग्राहक (Customer)
ग्राहक का नाम।
तारीख (Date)
अपॉइंटमेंट तिथि।
समय (Time)
बुकिंग का प्रारंभ समय।
अवधि (Duration)
मिनटों में अपॉइंटमेंट की अवधि।
स्थिति (Status)
निर्धारित, पुष्ट, प्रगति में, पूर्ण, रद्द, या नहीं आए।
बुकिंग स्थितियाँ (Booking Statuses)
निर्धारित (Scheduled)— बुकिंग बन गई है, पुष्टि की प्रतीक्षा में।
पुष्ट (Confirmed)— ग्राहक या स्टाफ़ ने अपॉइंटमेंट की पुष्टि कर दी है।
प्रगति में (In Progress)— सेवा वर्तमान में दी जा रही है।
पूर्ण (Completed)— सेवा पूर्ण। चालान हेतु तैयार।
रद्द (Cancelled)— बुकिंग रद्द हो गई। समय स्लॉट पुनः उपलब्ध हो जाता है।
नहीं आए (No Show)— ग्राहक नहीं आए। ट्रैकिंग और अनुवर्ती कार्रवाई हेतु उपयोग होता है।
बुकिंग पुनः निर्धारित करना (Rescheduling a Booking)
बुकिंग खोलकर तिथि या समय स्लॉट बदलें। सुनिश्चित करें कि नया स्लॉट उपलब्ध है (पहले से बुक नहीं)। सिस्टम बुकिंग स्लैब के अनुसार जाँच करेगा। बदलाव लागू करने हेतु सहेजें। स्मारक संदेश कॉन्फ़िगर होने पर ग्राहक को नए समय की सूचना दी जा सकती है।
बुकिंग रद्द करना (Cancelling a Booking)
बुकिंग खोलकर स्थिति रद्द पर निर्धारित करें। समय स्लॉट अन्य बुकिंग हेतु मुक्त हो जाता है। आप टिप्पणी में रद्दीकरण का कारण जोड़ सकते हैं। रद्द बुकिंग रिपोर्टिंग हेतु सूची में रहती हैं पर सक्रिय गिनती में शामिल नहीं होतीं।
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सुझाव (Tip): अपॉइंटमेंट तिथि से पूर्व बुकिंग की पुष्टि करें। पुष्ट स्थिति अनुपस्थिति घटाने में सहायक होती है और ग्राहकों को आश्वस्त करती है कि उनका स्लॉट आरक्षित है।
