ક્રેડિટ અને ડેબિટ નોંધો (Credit & Debit Notes)
ક્રેડિટ નોંધો અને ડેબિટ નોંધો એ એવા દસ્તાવેજો છે જે તમારા વેચાણ અને ખરીદ વ્યવહારમાં રિટર્ન, રિફંડ અને સુધારા વ્યવસ્થાપિત કરવા મહત્વના છે. આ માર્ગદર્શિકા સમજાવે છે કે તેને ક્યારે અને કેવી રીતે વાપરવા.
ક્રેડિટ નોંધો શું છે? (What Are Credit Notes?)
એક ક્રેડિટ નોંધો (credit note) એ એવો દસ્તાવેજ છે જે ગ્રાહકો વસ્તુઓ પાછી કરે ત્યારે અથવા રિફંડ કે સુધારો આપવો હોય ત્યારે ગ્રાહકોને આપવામાં આવે છે. તે ગ્રાહક તમને બાકી રકમ ઘટાડે છે અને તેમના ખાતામાં લાગુ કરેલા ક્રેડિટનો ઔપચારિક રેકોર્ડ બને છે.
ડેબિટ નોંધો શું છે? (What Are Debit Notes?)
એક ડેબિટ નોંધો (debit note) એ એવો દસ્તાવેજ છે જે તમે વસ્તુઓ પાછી કરો ત્યારે અથવા ખરીદમાં સુધારો દાખલ કરવો હોય ત્યારે વિક્રેતાઓને આપવામાં આવે છે. તે વિક્રેતાને બાકી રકમ ઘટાડે છે અને તમે તેમનાપાસે માંગતા ક્રેડિટનો દસ્તાવેજ બને છે.
ક્રેડિટ નોંધો (Credit Notes)
ક્રેડિટ નોંધા ક્યારે વાપરવા (When to Use Credit Notes)
આ સ્થિતિમાં ક્રેડિટ નોંધા વાપરો:
- ગ્રાહક વસ્તુઓ પાછી કરે છે અને તમારે રિફંડ આપવું અથવા તેમના ખાતામાં ક્રેડિટ જારૂ કરવું છે.
- તમને ઇન્વોઇસ પર વધુ વેચાણ કરવામાં આવેલું જણાય અને તેને સુધારવું છે.
- વસ્તુઓ વાહિકપણે નુકસાનગ્રસ્ત થઈ છે અને તમે ગ્રાહકને ક્રેડિટ આપી રહ્યા છો.
- ઇન્વોઇસ બનાવયા પછી તમે ડિસ્કાઉન્ટ કે સુધારો લાગુ કરી રહ્યા છો.
ક્રેડિટ નોંધો કેવી રીતે બનાવવો (How to Create a Credit Note)
ક્રેડિટ નોંધા ફીલ્ડ (Credit Note Fields)
| ફીલ્ડ (Field) | વર્ણન (Description) |
|---|---|
| ગ્રાહક (Customer) આવશ્યક (Required) | જે ગ્રાહકને ક્રેડિટ મળી રહ્યો છે. તમારી ગ્રાહક યાદીમાંથી પસંદ કરો. |
| ઇન્વોઇસ સંદર્ભ (Invoice Reference) વૈકલ્પિક (Optional) | આ ક્રેડિટ નોંધો જે મૂળ ઇન્વોઇસ સાથે સંબંધિત છે. જોડવું સમાધાન અને ઓડિટ ટ્રેલમાં મદદ કરે છે. |
| તારીખ (Date) આવશ્યક (Required) | ક્રેડિટ નોંધો જારૂ થાય તેની તારીખ. આપોઆપ આજની તારીખ હોય છે. |
| વસ્તુઓ (Items) આવશ્યક (Required) | ક્રેડિટ થતી લાઇન વસ્તુઓ. વસ્તુ, જથ્થો, એકમ ભાવ અને કર ઉમેરો. જથ્થો આંશિક હોઈ શકે છે. |
| કારણ (Reason) વૈકલ્પિક (Optional) | ક્રેડિટ કેમ જારૂ થઈ રહ્યો છે તેનો ટૂંક વર્ણન (દા.ત., "Returned goods", "Price correction"). |
ક્રેડિટ નોંધાની યાદી (Credit Note List)
ક્રેડિટ નોંધાની યાદીમાં તમે બનાવેલા બધા ક્રેડિટ નોંધા દેખાય છે. ખાસ નોંધા શોધવા ફિલ્ટર અને શોધ વાપરો.
ડેબિટ નોંધો (Debit Notes)
ડેબિટ નોંધા ક્યારે વાપરવા (When to Use Debit Notes)
આ સ્થિતિમાં ડેબિટ નોંધા વાપરો:
- તમે વિક્રેતાને વસ્તુઓ પાછી કરો અને તેમારેથી મળેલો ક્રેડિટ દાખલ કરવો હોય.
- તમને ખરીદ બિલ પર વધુ વેચાણ કરવામાં આવેલું જણાય અને રિફંડનો દાવો કરવો હોય.
- મળેલી વસ્તુઓ ખરાબ અથવા ખોટી હતી અને તમે તેને પાછી કરી રહ્યા છો.
- તમારે વિક્રેતાના બિલમાં સુધારો દસ્તાવેજીકરવો હોય.
ડેબિટ નોંધો કેવી રીતે બનાવવો (How to Create a Debit Note)
ડેબિટ નોંધા ફીલ્ડ (Debit Note Fields)
| ફીલ્ડ (Field) | વર્ણન (Description) |
|---|---|
| વિક્રેતા (Vendor) આવશ્યક (Required) | જે વિક્રેતાપાસેથી તમે ક્રેડિટનો દાવો કરી રહ્યા છો. તમારી વિક્રેતા યાદીમાંથી પસંદ કરો. |
| બિલ સંદર્ભ (Bill Reference) વૈકલ્પિક (Optional) | આ ડેબિટ નોંધો જે મૂળ ખરીદ બિલ સાથે સંબંધિત છે. જોડવું સમાધાનમાં મદદ કરે છે. |
| તારીખ (Date) આવશ્યક (Required) | ડેબિટ નોંધો જારૂ થાય તેની તારીખ. આપોઆપ આજની તારીખ હોય છે. |
| વસ્તુઓ (Items) આવશ્યક (Required) | ડેબિટ થતી લાઇન વસ્તુઓ. વસ્તુ, જથ્થો, એકમ ભાવ અને કર ઉમેરો. જથ્થો આંશિક હોઈ શકે છે. |
| કારણ (Reason) વૈકલ્પિક (Optional) | ડેબિટ કેમ જારૂ થઈ રહ્યો છે તેનો ટૂંક વર્ણન (દા.ત., "Returned goods", "Defective items"). |
ડેબિટ નોંધાની યાદી (Debit Note List)
ડેબિટ નોંધાની યાદીમાં તમે બનાવેલા બધા ડેબિટ નોંધા દેખાય છે. ખાસ નોંધા શોધવા ફિલ્ટર અને શોધ વાપરો.
ક્રેડિટ અને ડેબિટ નોંધા સ્ટોકને કેવી રીતે અસર કરે છે (How Credit and Debit Notes Affect Stock)
પાછી કરેલી વસ્તુઓ માટે ક્રેડિટ નોંધો બનાવો ત્યારે સ્ટોક વધારાય છે (increased) સંબંધિત ગોદામમાં. વિક્રેતાને પાછી કરેલી વસ્તુઓ માટે ડેબિટ નોંધો બનાવો ત્યારે સ્ટોક ઘટાડાય છે (decreased). આનાથી જાતે સુધારા વગર તમારા ઇન્વેન્ટરી સ્તર ચોકસાઈપૂર્વક રહે છે.
જે ક્રેડિટ અને ડેબિટ નોંધામાં ભૌતિક વસ્તુઓ સમાવિશે નહી (દા.ત., ભાવ સુધારો, સેવા ક્રેડિટ), ત્યારે સ્ટોક અસરગ્રસ્ત થતો નથી.