વેચાણ ઇન્વોઇસ (Sales Invoices)
વેચાણ ઇન્વોઇસ એ દસ્તાવેજો છે જે વેચાયેલી વસ્તુઓ કે સેવાઓ માટે ચુકવણીની માંગણી કરવા તમે ગ્રાહકોને મોકલો છો. તે વેચાણ દાખલ કરે છે, સ્ટોક ઘટાડે છે અને તમારા લેખાંકિત વિવાર અને ગ્રાહક માટે ઔપચારિક રેકોર્ડ પૂરો પાડે છે.
વેચાણ ઇન્વોઇસ શું છે? (What Are Sales Invoices?)
વેચાણ ઇન્વોઇસ એ ગ્રાહકને મોકલાતી ચુકવણીની ઔપચારિક માંગણી છે. તેમાં વેચાયેલી વસ્તુઓ કે સેવાઓ, જથ્થો, ભાવ, કર અને બાકી કુલ રકમ દેખાય છે. ઇન્વોઇસ બંને પક્ષો માટે કાનૂની દસ્તાવેજ બને છે અને વેચાણ ઓર્ડરમાંથી કે સ્વતંત્ર બનાવી શકાય.
ઇન્વોઇસ કેવી રીતે બનાવવો (How to Create an Invoice)
ઇન્વોઇસ ફોર્મ ફીલ્ડ (Invoice Form Fields)
| ફીલ્ડ (Field) | આવશ્યક (Required) | વર્ણન (Description) |
|---|---|---|
| ગ્રાહક (Customer) | આવશ્યક (Required) | જે ગ્રાહકને ઇન્વોઇસ મોકલાય છે. તમારા હાલના ગ્રાહકોમાંથી પસંદ કરો. |
| ઇન્વોઇસ તારીખ (Invoice Date) | આવશ્યક (Required) | ઇન્વોઇસ જારૂ થાય તેની તારીખ. લેખાંકિત વિવાર અને રિપોર્ટિંગ માટે વપરાય છે. |
| નિયત તારીખ (Due Date) | વૈકલ્પિક (Optional) | ચુકવણી ક્યારે બાકી છે. સેટ ન કરો તો તમારી સેટિંગ્સ આધારે ડિફોલ્ટ લાગુ થઈ શકે. |
| ઇન્વોઇસ નંબર (Invoice Number) | આપોઆપ (Auto) | સિસ્ટમ દ્વારા આપોઆપ બને છે. દરેક કંપની માટે અનન્ય. |
| ગોદામ (Warehouse) | આવશ્યક (Required) | જે ગોદામમાંથી સ્ટોક કાઢી લેવાય છે. ઇન્વોઇસ સાચવતાં સ્ટોક ઘટાડાય છે. |
| વસ્તુઓ (Items) | આવશ્યક (Required) | જથ્થો અને દર સાથે લાઇન વસ્તુઓ. ઓછામાં ઓછી એક વસ્તુ આવશ્યક. |
| ડિસ્કાઉન્ટ (Discount) | વૈકલ્પિક (Optional) | ઇન્વોઇસ કુલ પર લાગુ થતો ટકાવારી કે નિશ્ચિત રકમનો ડિસ્કાઉન્ટ. |
| કર (Tax) | આપોઆપ (Auto) | વસ્તુ કર સેટિંગ્સ અને લાગુ થતા કર દર આધારે આપોઆપ ગણાય છે. |
| નોંધો (Notes) | વૈકલ્પિક (Optional) | ઇન્વોઇસ પર દર્શાવવામાં આવતા વધારાના નોંધો કે શરતો. |
વસ્તુઓ લાઇન કૉલમ (Items Line Columns)
ઇન્વોઇસ યાદીના કૉલમ (Invoice List Columns)
ઇન્વોઇસ સ્થિતિઓ (Invoice Statuses)
- ડ્રાફ્ટ (Draft)— ઇન્વોઇસ તૈયાર થઈ રહ્યો અથવા સાચવેલો છે પણ હજી ગ્રાહકને મોકલ્યો નથી.
- મોકલેલા (Sent)— ઇન્વોઇસ ગ્રાહકને મોકલાયો છે અને ચુકવણીની રાહ જોવાય છે.
- ચૂકવેલા (Paid)— સંપૂર્ણ ચુકવણી મળી છે.
- આંશિક ચૂકવેલા (Partially Paid)— અંશિક ચુકવણી મળી છે પણ બાકી રકમ રહે છે.
- મુદત વીતી ગયેલા (Overdue)— નિયત તારીખ વીતી ગઈ છે અને ચુકવણી બાકી છે.
- રદ કરેલા (Cancelled)— ઇન્વોઇસ વોઇડ કરવામાં આવ્યો છે.
ઇન્વોઇસ કેવી રીતે પ્રિન્ટ કરવો અથવા PDF તરીકે ડાઉનલોડ કરવો (How to Print or Download Invoice as PDF)
ઇન્વોઇસ ખોલો અને "Print" કે "Download PDF" પર ક્લિક કરો. સિસ્ટમ તમારી કંપની વિગતો, લોગો અને લાઇન વસ્તુઓ સાથે વ્યાવસાયિક ઇન્વોઇસ લેઆઉટ બનાવે છે. તમે રેકોર્ડ માટે કે ગ્રાહકને મોકલવા PDF પ્રિન્ટ કરી શકો અથવા સાચવી શકો.
ઇન્વોઇસને ચૂકવેલા તરીકે ચિહ્નિત કરવાની રીત (How to Mark Invoice as Paid)
ઇન્વોઇસ ખોલો અને "Record Payment" કે "Mark as Paid" પર ક્લિક કરો. ચુકવણી રકમ, તારીખ અને ચુકવણી રીત દાખલ કરો. રકમ કુલ સાથે મેળ ખાય તો ઇન્વોઇસ સ્થિતિ ચૂકવેલા થાય છે. આંશિક ચુકવણી માટે સ્થિતિ આંશિક ચૂકવેલા થાય છે.
ઇન્વોઇસ બનાવતાં સ્ટોક કેવી રીતે ઘટાડાય છે (How Stock Is Reduced When Invoice Is Created)
સ્ટોક ટ્રેક કરતી વસ્તુઓ સાથે ઇન્વોઇસ સાચવતાં સિસ્ટમ આપોઆપ પસંદ કરેલા ગોદામમાં ઉપલબ્ધ જથ્થો ઘટાડે છે. સ્ટોક સાચવતી વખતે જ કાઢી લેવાય છે, ઇન્વોઇસ મોકલતાં કે ચૂકવતાં નહી. આનાથી તમારું ઇન્વેન્ટરી વેચાયેલી વસ્તુઓ અનુસાર દર્શાવે છે.