बिक्री चालान (Sales Invoices)
बिक्री चालान वे दस्तावेज़ हैं जो आप बेचे गए माल या सेवाओं की भुगतान माँगने के लिए ग्राहकों को भेजते हैं। ये बिक्री दर्ज करते हैं, स्टॉक घटाते हैं, और आपके लेखांकन तथा ग्राहक दोनों के लिए एक आधिकारिक रिकॉर्ड प्रदान करते हैं।
बिक्री चालान क्या हैं? (What Are Sales Invoices?)
बिक्री चालान ग्राहक को भेजा गया आधिकारिक भुगतान अनुरोध है। इसमें बेची गई वस्तुएँ या सेवाएँ, मात्राएँ, मूल्य, कर और देय कुल राशि दी जाती है। चालान दोनों पक्षकारों के लिए कानूनी दस्तावेज़ का काम करते हैं और इन्हें बिक्री ऑर्डर से या स्वतंत्र रूप से बनाया जा सकता है।
चालान कैसे बनाएँ (How to Create an Invoice)
चालान फ़ॉर्म फ़ील्ड (Invoice Form Fields)
| फ़ील्ड (Field) | आवश्यक (Required) | विवरण (Description) |
|---|---|---|
| ग्राहक (Customer) | आवश्यक (Required) | वह ग्राहक जिसे चालान भेजा जा रहा है। अपने मौजूदा ग्राहकों में से चुनें। |
| चालान तारीख (Invoice Date) | आवश्यक (Required) | चालान जारी करने की तारीख। लेखांकन और रिपोर्टिंग के लिए उपयोग होती है। |
| देय तारीख (Due Date) | वैकल्पिक (Optional) | भुगतान कब तक देय है। यदि सेट नहीं किया गया, तो आपकी सेटिंग्स के अनुसार डिफ़ॉल्ट लागू हो सकता है। |
| चालान नंबर (Invoice Number) | स्वतः (Auto) | सिस्टम द्वारा स्वतः उत्पन्न। प्रति कंपनी अनूठा। |
| गोदाम (Warehouse) | आवश्यक (Required) | वह गोदाम जिससे स्टॉक काटा जाता है। चालान सहेजने पर स्टॉक घट जाता है। |
| वस्तुएँ (Items) | आवश्यक (Required) | मात्रा और दर वाली पंक्तियाँ। कम से कम एक वस्तु आवश्यक है। |
| छूट (Discount) | वैकल्पिक (Optional) | चालान कुल राशि पर लागू प्रतिशत या निश्चित राशि की छूट। |
| कर (Tax) | स्वतः (Auto) | वस्तु कर सेटिंग्स और लागू कर दरों के आधार पर स्वतः गणना। |
| टिप्पणियाँ (Notes) | वैकल्पिक (Optional) | चालान पर प्रदर्शित अतिरिक्त टिप्पणियाँ या शर्तें। |
वस्तु पंक्ति कॉलम (Items Line Columns)
चालान सूची कॉलम (Invoice List Columns)
चालान स्थितियाँ (Invoice Statuses)
- मसौदा (Draft)— चालान तैयार किया जा रहा है या सहेजा गया है, पर अभी तक ग्राहक को नहीं भेजा गया।
- भेजा गया (Sent)— चालान ग्राहक को भेज दिया गया है और भुगतान की प्रतीक्षा है।
- भुगतान हो गया (Paid)— पूरा भुगतान प्राप्त हो गया है।
- आंशिक भुगतान (Partially Paid)— कुछ भुगतान प्राप्त हुआ, पर शेष राशि बाकी है।
- अतिदेय (Overdue)— देय तारीख बीत चुकी है और भुगतान लंबित है।
- रद्द (Cancelled)— चालान रद्द कर दिया गया है।
चालान को प्रिंट करें या PDF में डाउनलोड करें (How to Print or Download Invoice as PDF)
चालान खोलें और "प्रिंट करें" या "PDF डाउनलोड करें" पर क्लिक करें। सिस्टम आपकी कंपनी विवरण, लोगो और पंक्तियों सहित एक पेशेवर चालान लेआउट बनाता है। आप इसे अपने रिकॉर्ड हेतु प्रिंट या सेव कर सकते हैं या ग्राहक को भेज सकते हैं।
चालान को भुगतान हो गया कैसे चिह्नित करें (How to Mark Invoice as Paid)
चालान खोलें और "भुगतान दर्ज करें" या "भुगतान हो गया चिह्नित करें" पर क्लिक करें। भुगतान राशि, तारीख और भुगतान विधि दर्ज करें। यदि राशि कुल के बराबर होती है, तो चालान की स्थिति "भुगतान हो गया" में बदल जाती है। आंशिक भुगतान पर स्थिति "आंशिक भुगतान" बन जाती है।
चालान बनने पर स्टॉक कैसे घटता है (How Stock Is Reduced When Invoice Is Created)
जब आप स्टॉक-ट्रैक की गई वस्तुओं वाला चालान सहेजते हैं, तो सिस्टम चयनित गोदाम में उपलब्ध मात्रा स्वतः घटा देता है। स्टॉक सहेजते समय काटा जाता है, चालान भेजने या भुगतान होने पर नहीं। इससे आपका इन्वेंटरी हमेशा बिकी गई वस्तुओं को दर्शाता है।