વસ્તુઓ વ્યવસ્થાપન (Items Management)
વસ્તુઓ એ ઉત્પાદનો છે જે તમે વેચો અને ખરીદો છો. નામ, SKU, શ્રેણીઓ, એકમ અને ભાવ સાથે તેમને નિર્ધારિત કરો. દરેક વસ્તુ માટે સ્ટોક ટ્રેક કરવો કે નહી તે પસંદ કરો.
વસ્તુઓ શું છે? (What Are Items?)
વસ્તુઓ તમારા ઇન્વેન્ટરીમાંના ઉત્પાદનો કે વસ્તુઓ નો પ્રતિનિધિત્વ કરે છે. દરેક વસ્તુમાં નામ, વૈકલ્પિક SKU (સ્ટોક રાખવાની એકમ), શ્રેણી, માપન એકમ અને ભાવ હોય છે. તમે દરેક વસ્તુ માટે સિસ્ટમ સ્ટોક ટ્રેક કરે કે નહી તે પસંદ કરી શકો. સ્ટોક ટ્રેક કરતી વસ્તુઓનો જથ્થો વેચાણ ઓર્ડર પૂરા કરતાં, ખરીદ બિલ દાખલ કરતાં કે સુધારા કરતાં અપડેટ થાય છે.
વસ્તુના પ્રકાર (Item Types)
વસ્તુઓ આ હોઈ શકે:
- સ્ટોક વાળી (Stocked) ગોદામોમાં તમે ટ્રેક કરતા ભૌતિક વસ્તુઓ. ખરીદ પર સ્ટોક સ્તર વધે છે અને વેચાણ પર ઘટે છે.
- સ્ટોક વગરની (Non-stocked) વસ્તુઓ જે ઇન્વેન્ટરીને અસર કરતી નથી (દા.ત., સેવાઓ, ડિજિટલ ઉત્પાદનો). તે કોટેશન અને ઇન્વોઇસ પર દેખાય છે પણ ગોદામ ટ્રેકિંગની જરૂર નથી.
વસ્તુ કેવી રીતે ઉમેરવી (How to Add an Item)
વસ્તુ ફોર્મ ફીલ્ડ (Item Form Fields)
| ફીલ્ડ (Field) | વર્ણન (Description) |
|---|---|
| વસ્તુનું નામ (Item Name) આવશ્યક (Required) | વસ્તુનું પ્રદર્શિત નામ. કોટેશન, ઓર્ડર અને ઇન્વોઇસ પર દેખાવે છે. |
| વસ્તુ કોડ/SKU (Item Code/SKU) વૈકલ્પિક (Optional) | સ્ટોક રાખવાની એકમ અથવા ઉત્પાદન કોડ. બારકોડ સ્કેનિંગ અને આંતરિક સંદર્ભ માટે ઉપયોગી. આપવામાં આવે તો અનન્ય હોવો જોઈએ. |
| શ્રેણી (Category) વૈકલ્પિક (Optional) | જૂથબદ્ધ કરવા અને ગાળવા વસ્તુ શ્રેણી. સોંપતાં પહેલાં સેટિંગ્સમાં શ્રેણીઓ બનાવો. |
| એકમ (Unit) આવશ્યક (Required) | માપન એકમ (દા.ત., Each, Box, Kg). સેટિંગ્સમાં એકમો નિર્ધારિત કરો. |
| વેચાણ ભાવ (Sales Price) વૈકલ્પિક (Optional) | ડિફોલ્ટ વેચાણ ભાવ. કોટેશન, ઓર્ડર અને ઇન્વોઇસ પર બદલી શકાય. |
| ખરીદ ભાવ (Purchase Price) વૈકલ્પિક (Optional) | ખરીદતી વખતનો ડિફોલ્ટ ખર્ચ. ખરીદ ઓર્ડર અને ખરીદ બિલ માટે વપરાય છે. |
| કર (Tax) વૈકલ્પિક (Optional) | વસ્તુ માટે ડિફોલ્ટ કર દર. વેચાણ અને ખરીદ વ્યવહાર પર લાગુ પડે છે. |
| વર્ણન (Description) વૈકલ્પિક (Optional) | વધારાના નોંધો કે ઉત્પાદન વર્ણન. પ્રિન્ટ કરેલા દસ્તાવેજોમાં સમાવવું શકાય. |
| સ્ટોક ટ્રેક કરો (Track Stock) ચોકસ બોક્સ (Checkbox) | સક્રિય હોય ત્યારે આ વસ્તુ માટે સ્ટોક સ્તર ટ્રેક થાય છે. નિષ્ક્રિય હોય ત્યારે વસ્તુને સ્ટોક વગરની ગણવામાં આવે છે. |
વસ્તુઓ યાદી ગ્રિડ કૉલમ (Items List Grid Columns)
વસ્તુઓ કેવી રીતે સંપાદિત કે કાઢી નાખવા (How to Edit or Delete Items)
વસ્તુને સંપાદિત કરવા તેને વસ્તુઓની યાદીમાંથી ખોલો અને ફીલ્ડ અપડેટ કરો. ફેરફાર નવા વ્યવહાર પર લાગુ પડે છે; હાલના કોટેશન અને ઓર્ડર બનાવતી વખતના મૂલ્યો જાળવે છે.
વસ્તુને કાઢી નાખવા વસ્તુઓની યાદી કે વસ્તુ વિગતમાંથી ડિલીટ ક્રિયા વાપરો. જેમના હાલના વ્યવહાર (ઓર્ડર, ઇન્વોઇસ, સ્ટોક ફેરફાર) હોય તેમને કાઢી શકાતા નથી. તેને બદલે તમે તેમને નિષ્ક્રિય તરીકે ચિહ્નિત કરીને નવા વ્યવહારમાંથી છુપાવી શકો.
વસ્તુ શ્રેણીઓ (Item Categories)
શ્રેણીઓ રિપોર્ટિંગ અને ગાળવા વસ્તુઓ ગોઠવવામાં મદદ કરે છે. સેટિંગ્સ → વસ્તુ શ્રેણીઓમાં શ્રેણીઓ બનાવો. દરેક શ્રેણીમાં નામ અને વૈકલ્પિક વર્ણન હોય છે.
| ફીલ્ડ (Field) | વર્ણન (Description) |
|---|---|
| શ્રેણીનું નામ (Category Name) આવશ્યક (Required) | શ્રેણીનું પ્રદર્શિત નામ (દા.ત., Electronics, Office Supplies). |
| વર્ણન (Description) વૈકલ્પિક (Optional) | આ શ્રેણીમાં કઈ વસ્તુઓ આવે છે તેનો ટૂંક વર્ણન. |
માપન એકમો (Units of Measure)
એકમો નિર્ધારિત કરે છે કે જથ્થો કેવી રીતે દર્શાવવો (Each, Box, Kg, Liter, વગેરે). સેટિંગ્સ → એકમોમાં એકમો બનાવો. દરેક એકમમાં નામ અને વૈકલ્પિક ચિહ્ન હોય છે (દા.ત., "Kilogram" માટે ચિહ્ન "kg").