वस्तु प्रबंधन (Items Management)
वस्तुएँ वे उत्पाद हैं जिन्हें आप बेचते और खरीदते हैं। इन्हें नाम, SKU, श्रेणी, इकाई और मूल्य के साथ परिभाषित करें। चुनें कि प्रत्येक वस्तु का स्टॉक ट्रैक करना है या नहीं।
वस्तुएँ क्या हैं? (What Are Items?)
वस्तुएँ आपकी इन्वेंटरी में मौजूद उत्पादों या सामान को दर्शाती हैं। प्रत्येक वस्तु का नाम, वैकल्पिक SKU (स्टॉक कीपिंग यूनिट), श्रेणी, माप की इकाई और मूल्य होता है। आप तय कर सकते हैं कि सिस्टम प्रत्येक वस्तु का स्टॉक ट्रैक करे या नहीं। जिन वस्तुओं का स्टॉक ट्रैक होता है, उनकी मात्रा बिक्री ऑर्डर पूरे करने, खरीद बिल दर्ज करने या समायोजन करने पर अपडेट होती है।
वस्तु प्रकार (Item Types)
वस्तुएँ इन प्रकार की हो सकती हैं:
- स्टॉक वाली (Stocked) भौतिक सामान जिन्हें आप गोदामों में ट्रैक करते हैं। खरीद पर स्टॉक बढ़ता है और बिक्री पर घटता है।
- बिना स्टॉक (Non-stocked) वे वस्तुएँ जो इन्वेंटरी को प्रभावित नहीं करतीं (जैसे सेवाएँ, डिजिटल उत्पाद)। ये कोटेशन और चालान पर दिखती हैं, लेकिन इनके लिए गोदाम ट्रैकिंग आवश्यक नहीं है।
वस्तु कैसे जोड़ें (How to Add an Item)
वस्तु फ़ॉर्म फ़ील्ड (Item Form Fields)
| फ़ील्ड (Field) | विवरण (Description) |
|---|---|
| वस्तु का नाम (Item Name) आवश्यक (Required) | वस्तु का प्रदर्शित नाम। कोटेशन, ऑर्डर और चालान पर दिखाया जाता है। |
| वस्तु कोड / SKU (Item Code/SKU) वैकल्पिक (Optional) | स्टॉक कीपिंग यूनिट या उत्पाद कोड। बारकोड स्कैनिंग और आंतरिक संदर्भ के लिए उपयोगी। दिए जाने पर यह अनिवार्य रूप से अलग होना चाहिए। |
| श्रेणी (Category) वैकल्पिक (Optional) | समूह बनाने और छाँटने के लिए वस्तु श्रेणी। असाइन करने से पहले सेटिंग्स में श्रेणियाँ बनाएँ। |
| इकाई (Unit) आवश्यक (Required) | माप की इकाई (जैसे प्रति piece, बॉक्स, किलो)। सेटिंग्स में इकाइयाँ परिभाषित करें। |
| बिक्री मूल्य (Sales Price) वैकल्पिक (Optional) | डिफ़ॉल्ट बिक्री मूल्य। कोटेशन, ऑर्डर और चालान पर इसे बदला जा सकता है। |
| खरीद मूल्य (Purchase Price) वैकल्पिक (Optional) | खरीदते समय का डिफ़ॉल्ट लागत। खरीद ऑर्डर और खरीद बिल में उपयोग होती है। |
| कर (Tax) वैकल्पिक (Optional) | वस्तु के लिए डिफ़ॉल्ट कर दर। बिक्री और खरीद लेनदेन पर लागू होती है। |
| विवरण (Description) वैकल्पिक (Optional) | अतिरिक्त नोट या उत्पाद विवरण। मुद्रित दस्तावेज़ों में शामिल किया जा सकता है। |
| स्टॉक ट्रैक करें (Track Stock) चेकबॉक्स (Checkbox) | सक्षम होने पर इस वस्तु के स्टॉक स्तर पर नज़र रखी जाती है। बंद होने पर वस्तु को बिना स्टॉक की माना जाता है। |
वस्तु सूची ग्रिड कॉलम (Items List Grid Columns)
वस्तुएँ कैसे संपादित या हटाएँ (How to Edit or Delete Items)
वस्तु संपादित करने के लिए उसे वस्तुओं की सूची से खोलें और फ़ील्ड बदलें। बदलाव नए लेनदेन पर लागू होते हैं; मौजूदा कोटेशन और ऑर्डर उनके बनने के समय के मान रखते हैं।
वस्तु हटाने के लिए वस्तुओं की सूची या वस्तु विवरण से हटाएँ विकल्प का उपयोग करें। मौजूदा लेनदेन (ऑर्डर, चालान, स्टॉक गतिविधि) वाली वस्तुएँ नहीं हटाई जा सकतीं। इसके बजाय उन्हें निष्क्रिय चिह्नित करें ताकि नए लेनदेन में न दिखें।
वस्तु श्रेणियाँ (Item Categories)
श्रेणियाँ रिपोर्टिंग और छाँटने के लिए वस्तुओं को व्यवस्थित करने में मदद करती हैं। सेटिंग्स → वस्तु श्रेणियाँ में श्रेणियाँ बनाएँ। प्रत्येक श्रेणी का एक नाम और वैकल्पिक विवरण होता है।
| फ़ील्ड (Field) | विवरण (Description) |
|---|---|
| श्रेणी का नाम (Category Name) आवश्यक (Required) | श्रेणी का प्रदर्शित नाम (जैसे इलेक्ट्रॉनिक्स, कार्यालय सामग्री)। |
| विवरण (Description) वैकल्पिक (Optional) | इस श्रेणी में कौन-सी वस्तुएँ आती हैं, इसका संक्षिप्त विवरण। |
माप की इकाइयाँ (Units of Measure)
इकाइयाँ यह निर्धारित करती हैं कि मात्रा कैसे व्यक्त की जाए (प्रति piece, बॉक्स, किलो, लीटर आदि)। सेटिंग्स → इकाइयाँ में इकाइयाँ बनाएँ। प्रत्येक इकाई का एक नाम और वैकल्पिक प्रतीक होता है (जैसे "किलोग्राम" का प्रतीक "kg")।