ખરીદ બિલ (Purchase Bills)
ખરીદ બિલ એ દસ્તાવેજો છે જે વિક્રેતાપાસેથી મળેલી વસ્તુઓ કે સેવાઓ દાખલ કરે છે. તે વિક્રેતાનું તમને આપેલું ઇન્વોઇસ દર્શાવે છે અને સાચવતાં તમારો સ્ટોક વધારે છે અને ચૂકવવાની નોંધ બને છે.
ખરીદ બિલ શું છે? (What Are Purchase Bills?)
ખરીદ બિલ (જેને વિક્રેતા બિલ કે ખરીદ ઇન્વોઇસ પણ કહે છે) વિક્રેતાપાસેથી મળેલી વસ્તુઓ કે સેવાઓની મળવાની નોંધ કરે છે. તે વિક્રેતાના મોકલેલા ઇન્વોઇસ સાથે મેળ ખાય છે અને સાચવતાં પસંદ કરેલા ગોદામમાં ઇન્વેન્ટરી વધારે છે અને તમે શું બાકી છે તેની નોંધ બને છે.
ખરીદ બિલ કેવી રીતે બનાવવું (How to Create a Purchase Bill)
ખરીદ બિલ ફોર્મ ફીલ્ડ (Purchase Bill Form Fields)
| ફીલ્ડ (Field) | આવશ્યક (Required) | વર્ણન (Description) |
|---|---|---|
| વિક્રેતા (Vendor) | આવશ્યક (Required) | જે વિક્રેતાએ વસ્તુઓ કે સેવાઓ પૂરી પાડી. |
| બિલ તારીખ (Bill Date) | આવશ્યક (Required) | વિક્રેતાના ઇન્વોઇસ પરની તારીખ અથવા વસ્તુઓ મળ્યાની તારીખ. |
| નિયત તારીખ (Due Date) | વૈકલ્પિક (Optional) | વિક્રેતાને ચુકવણી ક્યારે બાકી છે. |
| બિલ નંબર (Bill Number) | આપોઆપ/જાતે (Auto/Manual) | વિક્રેતાનો ઇન્વોઇસ નંબર. આપોઆપ બને છે અથવા જાતે દાખલ થાય છે. |
| ગોદામ (Warehouse) | આવશ્યક (Required) | જ્યાં વસ્તુઓ મળી હોય તે ગોદામ. અહીં સ્ટોક વધારાય છે. |
| વસ્તુઓ (Items) | આવશ્યક (Required) | જથ્થો અને દર સાથે લાઇન વસ્તુઓ. ઓછામાં ઓછી એક વસ્તુ આવશ્યક. |
| ડિસ્કાઉન્ટ (Discount) | વૈકલ્પિક (Optional) | બિલ કુલ પર લાગુ થતો ટકાવારી કે નિશ્ચિત રકમનો ડિસ્કાઉન્ટ. |
| કર (Tax) | આપોઆપ (Auto) | વસ્તુ કર સેટિંગ્સ આધારે આપોઆપ ગણાય છે. |
| નોંધો (Notes) | વૈકલ્પિક (Optional) | તમારા રેકોર્ડ માટે વધારાના નોંધો. |
વસ્તુઓ લાઇન કૉલમ (Items Line Columns)
ખરીદ બિલ યાદીના કૉલમ (Purchase Bill List Columns)
ખરીદ બિલ સ્થિતિઓ (Purchase Bill Statuses)
- ડ્રાફ્ટ (Draft)— બિલ તૈયાર થઈ રહ્યું અથવા સાચવેલું છે પણ હજી અંતિમ થયું નથી.
- મળેલું (Received)— બિલ દાખલ કરેલું છે અને સ્ટોક અપડેટ થયો છે.
- ચૂકવેલા (Paid)— વિક્રેતાને સંપૂર્ણ ચુકવણી કરી છે.
- આંશિક ચૂકવેલા (Partially Paid)— અંશિક ચુકવણી કરી છે પણ બાકી રકમ રહે છે.
- મુદત વીતી ગયેલા (Overdue)— નિયત તારીખ વીતી ગઈ છે અને ચુકવણી બાકી છે.
બિલ બનાવતાં સ્ટોક કેવી રીતે વધારાય છે (How Stock Is Increased When Bill Is Created)
સ્ટોક ટ્રેક કરતી વસ્તુઓ સાથે ખરીદ બિલ સાચવતાં સિસ્ટમ આપોઆપ પસંદ કરેલા ગોદામમાં ઉપલબ્ધ જથ્થો વધારે છે. સ્ટોક સાચવતી વખતે જ ઉમેરાય છે. આનાથી તમારું ઇન્વેન્ટરી વિક્રેતાપાસેથી મળેલી વસ્તુઓ અનુસાર દર્શાવે છે.
કેવી રીતે પ્રિન્ટ કરવું અથવા ડાઉનલોડ કરવું (How to Print or Download)
ખરીદ બિલ ખોલો અને "Print" કે "Download PDF" પર ક્લિક કરો. સિસ્ટમ તમારી કંપની વિગતો, વિક્રેતા માહિતી અને લાઇન વસ્તુઓ સાથે દસ્તાવેજ બનાવે છે જે તમારા રેકોર્ડ માટે અથવા વિક્રેતાના ઇન્વોઇસ સાથે મેળ ખાતાં કરવા વપરાય છે.