खरीद बिल (Purchase Bills)
खरीद बिल वे दस्तावेज़ हैं जो विक्रेताओं से प्राप्त माल या सेवाओं को दर्ज करते हैं। ये विक्रेता का आपको दिया गया चालान दर्शाते हैं और सहेजने पर आपका स्टॉक बढ़ाते हैं तथा लेखांकन हेतु देय रिकॉर्ड बनाते हैं।
खरीद बिल क्या हैं? (What Are Purchase Bills?)
खरीद बिल (जिन्हें विक्रेता बिल या खरीद चालान भी कहते हैं) किसी विक्रेता से प्राप्त माल या सेवाओं की प्राप्ति दर्ज करते हैं। ये आपके विक्रेता द्वारा भेजे गए चालान से मेल खाते हैं और सहेजने पर चयनित गोदाम में इन्वेंटरी बढ़ाते हैं तथा आपकी देय राशि का रिकॉर्ड बनाते हैं।
खरीद बिल कैसे बनाएँ (How to Create a Purchase Bill)
खरीद बिल फ़ॉर्म फ़ील्ड (Purchase Bill Form Fields)
| फ़ील्ड (Field) | आवश्यक (Required) | विवरण (Description) |
|---|---|---|
| विक्रेता (Vendor) | आवश्यक (Required) | वह विक्रेता जिसने माल या सेवाएँ उपलब्ध कराईं। |
| बिल तारीख (Bill Date) | आवश्यक (Required) | विक्रेता के चालान की तारीख या माल प्राप्त होने की तारीख। |
| देय तारीख (Due Date) | वैकल्पिक (Optional) | विक्रेता को भुगतान कब तक देय है। |
| बिल नंबर (Bill Number) | स्वतः/मैन्युअल (Auto/Manual) | विक्रेता का चालान नंबर। स्वतः उत्पन्न या मैन्युअल रूप से दर्ज। |
| गोदाम (Warehouse) | आवश्यक (Required) | वह गोदाम जहाँ माल प्राप्त किया गया। यहाँ स्टॉक बढ़ता है। |
| वस्तुएँ (Items) | आवश्यक (Required) | मात्रा और दर वाली पंक्तियाँ। कम से कम एक वस्तु आवश्यक है। |
| छूट (Discount) | वैकल्पिक (Optional) | बिल कुल राशि पर लागू प्रतिशत या निश्चित राशि की छूट। |
| कर (Tax) | स्वतः (Auto) | वस्तु कर सेटिंग्स के आधार पर स्वतः गणना। |
| टिप्पणियाँ (Notes) | वैकल्पिक (Optional) | आपके रिकॉर्ड हेतु अतिरिक्त टिप्पणियाँ। |
वस्तु पंक्ति कॉलम (Items Line Columns)
खरीद बिल सूची कॉलम (Purchase Bill List Columns)
खरीद बिल स्थितियाँ (Purchase Bill Statuses)
- मसौदा (Draft)— बिल तैयार किया जा रहा है या सहेजा गया है, पर अभी तक अंतिम रूप नहीं दिया गया।
- प्राप्त (Received)— बिल दर्ज हो गया है और स्टॉक अपडेट हो गया है।
- भुगतान हो गया (Paid)— विक्रेता को पूरा भुगतान कर दिया गया है।
- आंशिक भुगतान (Partially Paid)— कुछ भुगतान किया गया, पर शेष राशि बाकी है।
- अतिदेय (Overdue)— देय तारीख बीत चुकी है और भुगतान लंबित है।
बिल बनने पर स्टॉक कैसे बढ़ता है (How Stock Is Increased When Bill Is Created)
जब आप स्टॉक-ट्रैक की गई वस्तुओं वाला खरीद बिल सहेजते हैं, तो सिस्टम चयनित गोदाम में उपलब्ध मात्रा स्वतः बढ़ा देता है। स्टॉक सहेजते समय जोड़ा जाता है। इससे आपका इन्वेंटरी हमेशा विक्रेताओं से प्राप्त माल को दर्शाता है।
कैसे प्रिंट करें या डाउनलोड करें (How to Print or Download)
खरीद बिल खोलें और "प्रिंट करें" या "PDF डाउनलोड करें" पर क्लिक करें। सिस्टम आपकी कंपनी विवरण, विक्रेता जानकारी और पंक्तियों सहित दस्तावेज़ बनाता है, जिसे आप अपने रिकॉर्ड हेतु या विक्रेता के चालान से मिलान हेतु उपयोग कर सकते हैं।