ખરીદ ઓર્ડર (Purchase Orders)
ખરીદ ઓર્ડર (PO) એ દસ્તાવેજો છે જે વસ્તુઓ કે સેવાઓ ઓર્ડર કરવા તમે વિક્રેતાઓને મોકલો છો. તે તમારી ખરીદની ઇચ્છાને ઔપચારિક બનાવે છે, જથ્થો અને ભાવ નિર્દિષ્ટ કરે છે અને વસ્તુઓ મળે ત્યાં સુધી બાકી ડિલિવરી ટ્રેક કરવામાં મદદ કરે છે.
ખરીદ ઓર્ડર શું છે? (What Are Purchase Orders?)
ખરીદ ઓર્ડર એ વિક્રેતાઓને મોકલાતી ઔપચારિક માંગણી છે જેમાંથી તેઓ વસ્તુઓ કે સેવાઓ પૂરી પાડે. તેમાં તમે શું ખરીદવું છે, જથ્થો, સંમત ભાવ અને અપેક્ષિત ડિલિવરી તારીખ નિર્દિષ્ટ થાય છે. વસ્તુઓ મળીને ખરીદ બિલ દાખલ કર્યા પહેલાં PO સ્ટોકને અસર કરતો નથી.
ખરીદ ઓર્ડર કેવી રીતે બનાવવો (How to Create a Purchase Order)
ખરીદ ઓર્ડર ફોર્મ ફીલ્ડ (Purchase Order Form Fields)
| ફીલ્ડ (Field) | આવશ્યક (Required) | વર્ણન (Description) |
|---|---|---|
| વિક્રેતા (Vendor) | આવશ્યક (Required) | જે વિક્રેતાપાસેથી તમે ઓર્ડર કરો છો. તમારી વિક્રેતા યાદીમાંથી પસંદ કરો. |
| ઓર્ડર તારીખ (Order Date) | આવશ્યક (Required) | ખરીદ ઓર્ડર બનાવવાની તારીખ. |
| અપેક્ષિત તારીખ (Expected Date) | વૈકલ્પિક (Optional) | તમને વસ્તુઓ મળવાની અપેક્ષા છે. ટ્રેકિંગ અને આયોજન માટે વપરાય છે. |
| PO નંબર (PO Number) | આપોઆપ (Auto) | આપોઆપ બને છે. દરેક કંપની માટે અનન્ય. |
| ગોદામ (Warehouse) | આવશ્યક (Required) | જ્યારે તમે ખરીદ બિલ દાખલ કરો ત્યારે જ્યાં વસ્તુઓ મળશે તે ગોદામ. |
| વસ્તુઓ (Items) | આવશ્યક (Required) | જથ્થો અને દર સાથે લાઇન વસ્તુઓ. ઓછામાં ઓછી એક વસ્તુ આવશ્યક. |
| ડિસ્કાઉન્ટ (Discount) | વૈકલ્પિક (Optional) | ઓર્ડર કુલ પર લાગુ થતો ટકાવારી કે નિશ્ચિત રકમનો ડિસ્કાઉન્ટ. |
| કર (Tax) | આપોઆપ (Auto) | વસ્તુ કર સેટિંગ્સ આધારે આપોઆપ ગણાય છે. |
| નોંધો (Notes) | વૈકલ્પિક (Optional) | વિક્રેતા માટે વધારાના નોંધો કે સૂચનો. |
વસ્તુઓ લાઇન કૉલમ (Items Line Columns)
ખરીદ ઓર્ડર યાદીના કૉલમ (Purchase Order List Columns)
ખરીદ ઓર્ડર સ્થિતિઓ (Purchase Order Statuses)
- ડ્રાફ્ટ (Draft)— PO તૈયાર થઈ રહ્યું અથવા સાચવેલું છે પણ હજી વિક્રેતાને મોકલ્યું નથી.
- પુષ્ટિકૃત (Confirmed)— PO પુષ્ટિ થઈને મોકલાયું છે. ડિલિવરીની રાહ જોવાય છે.
- મળેલું (Received)— બધી વસ્તુઓ મળી છે અને ખરીદ બિલ બનાવ્યું છે.
- રદ કરેલા (Cancelled)— PO વોઇડ કરવામાં આવ્યું છે.
PO ને ખરીદ બિલમાં કેવી રીતે ફેરફારવું (How to Convert PO to Purchase Bill)
વસ્તુઓ મળે ત્યારે ખરીદ ઓર્ડર ખોલો અને "Create Purchase Bill" કે "Receive Items" પર ક્લિક કરો. સિસ્ટમ PO વિગતો પૂર્વ-ભરાયેલા ખરીદ બિલ બનાવે છે. ઓર્ડર કરેલા કરતાં ઓછું મળ્યું હોય તો જથ્થો સુધારી શકો. ખરીદ બિલ સાચવતાં સ્ટોક અપડેટ થાય છે.
વસ્તુઓ કેવી રીતે મળવાની નોંધવી (How to Receive Items)
વસ્તુઓ મળવાની નોંધ PO માંથી ખરીદ બિલ બનાવીને થાય છે. પુષ્ટિકૃત PO ખોલો, "Receive" કે "Create Bill" પર ક્લિક કરો અને મળેલા જથ્થા દાખલ કરો. ગોદામમાં સ્ટોક વધારવા ખરીદ બિલ સાચવો.