खरीद ऑर्डर (Purchase Orders)
खरीद ऑर्डर (PO) वे दस्तावेज़ हैं जो आप माल या सेवाएँ मंगाने के लिए विक्रेताओं को भेजते हैं। ये आपकी खरीद की नीयत को औपचारिक रूप देते हैं, मात्रा और मूल्य तय करते हैं, और वस्तुएँ प्राप्त होने तक लंबित डिलीवरी की ट्रैकिंग में मदद करते हैं।
खरीद ऑर्डर क्या हैं? (What Are Purchase Orders?)
खरीद ऑर्डर विक्रेताओं को भेजे गए आधिकारिक अनुरोध हैं जिनमें माल या सेवाएँ उपलब्ध कराने को कहा जाता है। इसमें आप क्या खरीदना चाहते हैं, मात्रा, तय मूल्य और अपेक्षित डिलीवरी तारीख दी जाती है। माल प्राप्त करके खरीद बिल दर्ज करने तक PO स्टॉक प्रभावित नहीं करते।
खरीद ऑर्डर कैसे बनाएँ (How to Create a Purchase Order)
खरीद ऑर्डर फ़ॉर्म फ़ील्ड (Purchase Order Form Fields)
| फ़ील्ड (Field) | आवश्यक (Required) | विवरण (Description) |
|---|---|---|
| विक्रेता (Vendor) | आवश्यक (Required) | वह विक्रेता जिससे आप ऑर्डर कर रहे हैं। अपनी विक्रेता सूची से चुनें। |
| ऑर्डर तारीख (Order Date) | आवश्यक (Required) | खरीद ऑर्डर बनाने की तारीख। |
| अपेक्षित तारीख (Expected Date) | वैकल्पिक (Optional) | माल प्राप्त होने की अपेक्षित तारीख। ट्रैकिंग और योजना के लिए उपयोग होती है। |
| PO नंबर (PO Number) | स्वतः (Auto) | स्वतः उत्पन्न। प्रति कंपनी अनूठा। |
| गोदाम (Warehouse) | आवश्यक (Required) | वह गोदाम जहाँ खरीद बिल दर्ज करने पर माल प्राप्त किया जाएगा। |
| वस्तुएँ (Items) | आवश्यक (Required) | मात्रा और दर वाली पंक्तियाँ। कम से कम एक वस्तु आवश्यक है। |
| छूट (Discount) | वैकल्पिक (Optional) | ऑर्डर कुल राशि पर लागू प्रतिशत या निश्चित राशि की छूट। |
| कर (Tax) | स्वतः (Auto) | वस्तु कर सेटिंग्स के आधार पर स्वतः गणना। |
| टिप्पणियाँ (Notes) | वैकल्पिक (Optional) | विक्रेता हेतु अतिरिक्त टिप्पणियाँ या निर्देश। |
वस्तु पंक्ति कॉलम (Items Line Columns)
खरीद ऑर्डर सूची कॉलम (Purchase Order List Columns)
खरीद ऑर्डर स्थितियाँ (Purchase Order Statuses)
- मसौदा (Draft)— PO तैयार किया जा रहा है या सहेजा गया है, पर अभी तक विक्रेता को नहीं भेजा गया।
- पुष्ट (Confirmed)— PO पुष्ट होकर भेज दिया गया है। डिलीवरी की प्रतीक्षा है।
- प्राप्त (Received)— सभी वस्तुएँ प्राप्त हो गई हैं और खरीद बिल बन गया है।
- रद्द (Cancelled)— PO रद्द कर दिया गया है।
PO को खरीद बिल में कैसे रूपांतरित करें (How to Convert PO to Purchase Bill)
जब माल आ जाए, तो खरीद ऑर्डर खोलें और "खरीद बिल बनाएँ" या "वस्तुएँ प्राप्त करें" पर क्लिक करें। सिस्टम PO विवरणों से पहले से भरा हुआ खरीद बिल बनाता है। यदि आपको ऑर्डर से कम माल मिला, तो मात्रा समायोजित कर सकते हैं। खरीद बिल सहेजने पर स्टॉक अपडेट करता है।
वस्तुएँ कैसे प्राप्त करें (How to Receive Items)
वस्तुएँ प्राप्त करने का काम PO से खरीद बिल बनाकर किया जाता है। पुष्ट PO खोलें, "प्राप्त करें" या "बिल बनाएँ" पर क्लिक करें, और प्राप्त मात्रा दर्ज करें। गोदाम में स्टॉक बढ़ाने के लिए खरीद बिल सहेजें।