કોટેશન (Quotations)
કોટેશન એ ભાવ અંદાજ છે જે ગ્રાહકો ઓર્ડર આપે તે પહેલાં તમે સંભાવિત ગ્રાહકોને મોકલો છો. તે ગ્રાહકો જાણીજોઈનું નિર્ણય લેઈ શકે તે માટે ભાવ, શરતો અને માન્યતા સમજાવવામાં મદદ કરે છે. સ્વીકાર થયા પછી કોટેશનને વેચાણ ઓર્ડરમાં ફેરફારી શકાય.
કોટેશન શું છે? (What are Quotations?)
કોટેશન એ ગ્રાહકને મોકલાતો ઔપચારિક ભાવ અંદાજ છે. તેમાં વસ્તુઓ, જથ્થો, દર અને કુલ સાથે માન્યતાની તારીખ દેખાય છે. ગ્રાહકો ઓફર સરખાવવા અને આગળ વધવાનું નક્કી કરવા કોટેશનનો ઉપયોગ કરે છે. વેચાણ ઓર્ડરમાં ફેરફારાય ત્યાર પહેલાં કોટેશન સ્ટોકને અસર કરતું નથી.
કોટેશન કેવી રીતે બનાવવું (How to Create a Quotation)
કોટેશન ફોર્મ ફીલ્ડ (Quotation Form Fields)
| ફીલ્ડ (Field) | આવશ્યક (Required) | વર્ણન (Description) |
|---|---|---|
| ગ્રાહક (Customer) | આવશ્યક (Required) | જે ગ્રાહકને કોટેશન મોકલાય છે (દા.ત., Acme Corp, Global Traders). |
| કોટેશન તારીખ (Quotation Date) | આવશ્યક (Required) | કોટેશન જારૂ થાય તેની તારીખ. |
| માન્ય રહે ત્યાં સુધી (Valid Until) | વૈકલ્પિક (Optional) | સમાપ્તિ તારીખ. આ તારીખ પછી કોટેશન સમાપ્ત તરીકે ચિહ્નિત થઈ શકે. |
| સંદર્ભ નંબર (Reference Number) | વૈકલ્પિક (Optional) | આપોઆપ બને છે. કોટેશન માટે અનન્ય ઓળખકર્તા (દા.ત., QT-001). |
| વસ્તુઓ (Items) | આવશ્યક (Required) | ઉત્પાદન, જથ્થો, દર અને રકમ સાથે લાઇન વસ્તુઓ. |
| ડિસ્કાઉન્ટ (Discount) | વૈકલ્પિક (Optional) | કુલ રકમ પર લાગુ થતો કુલ ડિસ્કાઉન્ટ (ટકાવારી કે નિશ્ચિત રકમ). |
| કર (Tax) | વૈકલ્પિક (Optional) | વસ્તુ કર દર અને કુલ આધારે આપોઆપ ગણાય છે. |
| નોંધો (Notes) | વૈકલ્પિક (Optional) | કોટેશન પર દર્શાવવામાં આવતા વધારાના નોંધો કે શરતો. |
વસ્તુઓ લાઇન તાલિકા (Items Line Table)
કોટેશનમાંની દરેક લાઇન વસ્તુમાં શામેલ છે:
કોટેશન યાદી (Quotation List)
કોટેશન યાદીમાં મુખ્ય વિગતો સાથે બધા કોટેશન દેખાય છે:
કોટેશન સ્થિતિઓ (Quotation Statuses)
- ડ્રાફ્ટ (Draft)— કામ ચાલુ છે. હજી ગ્રાહકને મોકલ્યું નથી.
- મોકલેલા (Sent)— કોટેશન ગ્રાહકને મોકલાયું છે.
- સ્વીકારેલા (Accepted)— ગ્રાહકે સ્વીકાર્યો છે. વેચાણ ઓર્ડરમાં ફેરફારવા તૈયાર.
- નકારાયેલા (Rejected)— ગ્રાહકે કોટેશન નકાર્યું છે.
- સમાપ્ત (Expired)— માન્ય તારીખ વીતી ગઈ છે.
કોટેશનને વેચાણ ઓર્ડરમાં કેવી રીતે ફેરફારવું (How to Convert Quotation to Sales Order)
ગ્રાહક કોટેશન સ્વીકારે ત્યારે કોટેશન ખોલો અને "Convert to Sales Order" (કે સમાન) પર ક્લિક કરો. એ જ ગ્રાહક, વસ્તુઓ અને રકમ સાથે નવો વેચાણ ઓર્ડર બનશે. પછી તમે ઓર્ડર પુષ્ટિ કરી પૂરણ પાડી શકો.
કોટેશન કેવી રીતે પ્રિન્ટ કરવું અથવા PDF તરીકે ડાઉનલોડ કરવું (How to Print or Download Quotation as PDF)
કોટેશન ખોલો અને "Print" કે "Download PDF" પર ક્લિક કરો. તમારી કંપની વિગતો, ગ્રાહક વિગતો, લાઇન વસ્તુઓ અને કુલ સાથે ફોર્મેટ કરેલો દસ્તાવેજ બનશે. તમે તેને ઈમેલથી ગ્રાહકને મોકલી શકો અથવા ભૌતિક ડિલિવરી માટે પ્રિન્ટ કરી શકો.