कोटेशन (Quotations)
कोटेशन मूल्य अनुमान हैं जो आप संभावित ग्राहकों को ऑर्डर देने से पहले भेजते हैं। ये आपको मूल्य, शर्तों और वैधता बताकर ग्राहकों को सूचित निर्णय लेने में मदद करते हैं। स्वीकृत होने पर, कोटेशन को बिक्री ऑर्डर में रूपांतरित किया जा सकता है।
कोटेशन क्या हैं? (What are Quotations?)
कोटेशन ग्राहक को भेजा गया आधिकारिक मूल्य अनुमान है। इसमें वस्तुएँ, मात्राएँ, दरें और कुल राशि, साथ ही वैधता तारीख दी जाती है। ग्राहक कोटेशन की तुलना करके तय करते हैं कि आगे बढ़ना है या नहीं। बिक्री ऑर्डर में रूपांतरित होने तक कोटेशन स्टॉक प्रभावित नहीं करते।
कोटेशन कैसे बनाएँ (How to Create a Quotation)
कोटेशन फ़ॉर्म फ़ील्ड (Quotation Form Fields)
| फ़ील्ड (Field) | आवश्यक (Required) | विवरण (Description) |
|---|---|---|
| ग्राहक (Customer) | आवश्यक (Required) | कोटेशन प्राप्त करने वाला ग्राहक (जैसे Acme Corp, Global Traders)। |
| कोटेशन तारीख (Quotation Date) | आवश्यक (Required) | कोटेशन जारी करने की तारीख। |
| तिथि तक मान्य (Valid Until) | वैकल्पिक (Optional) | समाप्ति तारीख। इस तारीख के बाद कोटेशन को समाप्त (Expired) के रूप में चिह्नित किया जा सकता है। |
| संदर्भ संख्या (Reference Number) | वैकल्पिक (Optional) | स्वतः उत्पन्न। कोटेशन का अनूठा पहचानकर्ता (जैसे QT-001)। |
| वस्तुएँ (Items) | आवश्यक (Required) | उत्पाद, मात्रा, दर और राशि वाली पंक्तियाँ। |
| छूट (Discount) | वैकल्पिक (Optional) | कुल राशि पर लागू समग्र छूट (प्रतिशत या निश्चित राशि)। |
| कर (Tax) | वैकल्पिक (Optional) | वस्तु कर दरों और कुल राशि के आधार पर स्वतः गणना। |
| टिप्पणियाँ (Notes) | वैकल्पिक (Optional) | कोटेशन पर प्रदर्शित अतिरिक्त टिप्पणियाँ या शर्तें। |
वस्तु पंक्ति तालिका (Items Line Table)
कोटेशन की प्रत्येक पंक्ति में शामिल होता है:
कोटेशन सूची (Quotation List)
कोटेशन सूची सभी कोटेशनों की मुख्य जानकारी दिखाती है:
कोटेशन स्थितियाँ (Quotation Statuses)
- मसौदा (Draft)— कार्य प्रगति पर। अभी तक ग्राहक को नहीं भेजा गया।
- भेजा गया (Sent)— कोटेशन ग्राहक को भेज दिया गया है।
- स्वीकृत (Accepted)— ग्राहक ने स्वीकार कर लिया है। बिक्री ऑर्डर में रूपांतरण हेतु तैयार।
- अस्वीकृत (Rejected)— ग्राहक ने कोटेशन अस्वीकार कर दिया है।
- समाप्त (Expired)— वैध तिथि की तारीख बीत चुकी है।
कोटेशन को बिक्री ऑर्डर में कैसे रूपांतरित करें (How to Convert Quotation to Sales Order)
जब कोई ग्राहक कोटेशन स्वीकार करता है, तो कोटेशन खोलें और "बिक्री ऑर्डर में रूपांतरित करें" (या समान) पर क्लिक करें। उसी ग्राहक, वस्तुओं और राशियों के साथ नया बिक्री ऑर्डर बनेगा। फिर आप ऑर्डर पुष्ट कर सकते हैं और पूर्ति के साथ आगे बढ़ सकते हैं।
कोटेशन को प्रिंट करें या PDF में डाउनलोड करें (How to Print or Download Quotation as PDF)
कोटेशन खोलें और "प्रिंट करें" या "PDF डाउनलोड करें" पर क्लिक करें। आपकी कंपनी विवरण, ग्राहक विवरण, पंक्तियाँ और कुल राशि के साथ एक सुव्यवस्थित दस्तावेज़ बनेगा। आप इसे ईमेल से ग्राहक को भेज सकते हैं या भौतिक वितरण हेतु प्रिंट कर सकते हैं।