વેચાણ ઓર્ડર (Sales Orders)
વેચાણ ઓર્ડર એ ગ્રાહકોના પુષ્ટિકૃત ઓર્ડર છે. તે સંમત ભાવે ઉત્પાદનો કે સેવાઓ પૂરી પાડવાની જવાબદારી દર્શાવે છે. પુષ્ટિ થયા પછી વેચાણ ઓર્ડર પૂરો કરી શકાય, ઇન્વોઇસમાં ફેરફારી શકાય અને તે તમારા સ્ટોક સ્તરને અસર કરે છે.
વેચાણ ઓર્ડર શું છે? (What are Sales Orders?)
વેચાણ ઓર્ડર એ ગ્રાહકનો પુષ્ટિકૃત ઓર્ડર છે. તેમાં શું પૂરું પાડવું, કેટલો જથ્થો, કેટલા ભાવે અને કઈ ગોદામમાંથી તે નિર્દિષ્ટ થાય છે. વેચાણ ઓર્ડર નવા બનાવી શકાય અથવા સ્વીકારેલા કોટેશનમાંથી ફેરફારી શકાય. પુષ્ટિ થતાં તમારી સેટિંગ્સ પ્રમાણે સ્ટોક આરોઝો થાય છે અથવા ઘટે છે.
વેચાણ ઓર્ડર કેવી રીતે બનાવવો (How to Create a Sales Order)
વેચાણ ઓર્ડર ફોર્મ ફીલ્ડ (Sales Order Form Fields)
| ફીલ્ડ (Field) | આવશ્યક (Required) | વર્ણન (Description) |
|---|---|---|
| ગ્રાહક (Customer) | આવશ્યક (Required) | જે ગ્રાહક ઓર્ડર આપે છે (દા.ત., Acme Corp, Global Traders). |
| ઓર્ડર તારીખ (Order Date) | આવશ્યક (Required) | ઓર્ડર આપવાની તારીખ. |
| ડિલિવરી તારીખ (Delivery Date) | વૈકલ્પિક (Optional) | અપેક્ષિત અથવા વિનંતી કરેલ ડિલિવરી તારીખ. |
| સંદર્ભ નંબર (Reference Number) | વૈકલ્પિક (Optional) | આપોઆપ બને છે. ઓર્ડર માટે અનન્ય ઓળખકર્તા (દા.ત., SO-001). |
| ગોદામ (Warehouse) | આવશ્યક (Required) | જે ગોદામમાંથી વસ્તુઓ પૂરી પાડાશે. |
| વસ્તુઓ (Items) | આવશ્યક (Required) | ઉત્પાદન, જથ્થો, દર અને રકમ સાથે લાઇન વસ્તુઓ. |
| ડિસ્કાઉન્ટ (Discount) | વૈકલ્પિક (Optional) | કુલ રકમ પર લાગુ થતો કુલ ડિસ્કાઉન્ટ (ટકાવારી કે નિશ્ચિત રકમ). |
| કર (Tax) | વૈકલ્પિક (Optional) | વસ્તુ કર દર અને કુલ આધારે આપોઆપ ગણાય છે. |
| શિપિંગ ચાર્જ (Shipping Charges) | વૈકલ્પિક (Optional) | વધારાના શિપિંગ કે ડિલિવરી ચાર્જ. |
| નોંધો (Notes) | વૈકલ્પિક (Optional) | આંતરિક કે ગ્રાહક માટેના નોંધો. |
વસ્તુઓ લાઇન વિગત (Items Line Detail)
વેચાણ ઓર્ડરમાંની દરેક લાઇન વસ્તુમાં શામેલ છે:
વેચાણ ઓર્ડર યાદી (Sales Order List)
વેચાણ ઓર્ડર યાદીમાં મુખ્ય વિગતો સાથે બધા ઓર્ડર દેખાય છે:
વેચાણ ઓર્ડર સ્થિતિઓ (Sales Order Statuses)
- ડ્રાફ્ટ (Draft)— કામ ચાલુ છે. સ્ટોકને અસર કરતું નથી.
- પુષ્ટિકૃત (Confirmed)— ઓર્ડર પુષ્ટિ થયેલો છે. સ્ટોક આરોઝ કે ઘટાડેલો થાય છે.
- ડિલિવર થયેલું (Delivered)— ઓર્ડર પૂરો કરીને ગ્રાહકને ડિલિવર કરાયેલું છે.
- રદ કરેલા (Cancelled)— ઓર્ડર રદ કરાયેલો છે. આરોઝ કરેલો સ્ટોક છૂટો થાય છે.
વેચાણ ઓર્ડરને ઇન્વોઇસમાં કેવી રીતે ફેરફારવો (How to Convert Sales Order to Invoice)
ગ્રાહકને બિલ આપવા તૈયાર હોય ત્યારે પુષ્ટિકૃત વેચાણ ઓર્ડર ખોલો અને "Convert to Invoice" (કે સમાન) પર ક્લિક કરો. એ જ ગ્રાહક, વસ્તુઓ અને રકમ સાથે નવો વેચાણ ઇન્વોઇસ બનશે. પછી તમે ચુકવણી માટે ઇન્વોઇસ ગ્રાહકને મોકલી શકો.
સ્ટોક પર કેવી અસર થાય છે (How Stock is Affected)
વેચાણ ઓર્ડર પુષ્ટિ થતાં પસંદ કરેલા ગોદામમાંથી સ્ટોક સામાન્ય રીતે આરોઝ થાય છે કે ઘટાડાય છે. આરોઝ સ્ટોક ઓર્ડર માટે રાખવામાં આવે છે અને અન્ય ઓર્ડર માટે ઉપલબ્ધ હોતો નથી. ઓર્ડર ડિલિવર અથવા ઇન્વોઇસ થતાં આરોઝ વાસ્તવિક ઘસારોમાં બદલાઈ શકે. ઓર્ડર રદ થાય તો આરોઝ સ્ટોક ઉપલબ્ધ ઇન્વેન્ટરીમાં પાછો છૂટો થાય છે.