ઇન્વોઇસ બનાવવા અને મોકલવા (Creating & Sending Invoices)
ઇન્વોઇસ ઇન્વોઇસ એપનો કેન્દ્રીય ભાગ છે. લાઇન વસ્તુઓ, કર અને ડિસ્કાઉન્ટ સાથે વ્યાવસાયિક ઇન્વોઇસ બનાવો. ઈમેલ દ્વારા મોકલો અથવા PDF તરીકે ડાઉનલોડ કરો અને ચુકવણી સ્થિતિ ટ્રેક કરો.
આ એપમાં ઇન્વોઇસ શું છે? (What Are Invoices in This App?)
ઇન્વોઇસ એ બિલિંગ દસ્તાવેજો છે જે તમે ગ્રાહકોને મોકલો છો. દરેક ઇન્વોઇસમાં ગ્રાહક, ઇન્વોઇસ તારીખ, નિયત તારીખ, લાઇન વસ્તુઓ (ઉત્પાદનો કે કસ્ટમ નોંદો), જથ્થો, દર, કર, ડિસ્કાઉન્ટ અને કુલ સમાવિશે છે. ઇન્વોઇસ ડ્રાફ્ટ તરીકે સાચવી, ઈમેલથી મોકલી અથવા PDF તરીકે ડાઉનલોડ કરી શકાય.
ઇન્વોઇસ કેવી રીતે બનાવવો (How to Create an Invoice)
ઇન્વોઇસ ફોર્મ ફીલ્ડ (Invoice Form Fields)
| ફીલ્ડ (Field) | વર્ણન (Description) |
|---|---|
| ગ્રાહક (Customer) આવશ્યક (Required) | જે ગ્રાહકને ઇન્વોઇસ આપવામાં આવે છે. તમારી ગ્રાહક યાદીમાંથી પસંદ કરો. |
| ઇન્વોઇસ તારીખ (Invoice Date) આવશ્યક (Required) | ઇન્વોઇસની તારીખ. આપોઆપ આજની તારીખ હોય છે. |
| નિયત તારીખ (Due Date) વૈકલ્પિક (Optional) | ચુકવણીની નિયત તારીખ. મુદત વીતી ગયેલા ટ્રેકિંગ અને યાદ કરાવવા વાપરાય છે. |
| ઇન્વોઇસ નંબર (Invoice Number) આપોઆપ (Auto) | આપોઆપ બનતો ક્રમાંકિત નંબર. સેટિંગ્સમાં ગોઠવી શકાય છે. |
| ઉત્પાદનો/વસ્તુઓ (Products/Items) આવશ્યક (Required) | લાઇન વસ્તુઓ (ઉત્પાદનો કે કસ્ટમ નોંદો). ઓછામાં ઓછી એક જરૂરી. |
| જથ્થો (Quantity) આવશ્યક (Required) | દરેક લાઇન વસ્તુ માટે જથ્થો. |
| દર (Rate) આપોઆપ (Auto) | એકમ દીઠ ભાવ. ઉત્પાદનમાંથી આપોઆપ ભરાય છે; બદલી શકાય છે. |
| ડિસ્કાઉન્ટ (Discount) વૈકલ્પિક (Optional) | દરેક લાઇન કે ઇન્વોઇસ સ્તરે ડિસ્કાઉન્ટ. |
| કર (Tax) આપોઆપ (Auto) | કર દર. ઉત્પાદનમાંથી આપોઆપ ભરાય છે; બદલી શકાય છે. |
| નોંધો (Notes) વૈકલ્પિક (Optional) | ઇન્વોઇસ પર આંતરિક કે ગ્રાહક માટેના નોંધો. |
| શરતો અને નિયમો (Terms & Conditions) વૈકલ્પિક (Optional) | ઇન્વોઇસ પર દર્શાવેલી ચુકવણી શરતો અથવા કાનૂની શરતો. |
ઉત્પાદન લાઇન (ઇન્વોઇસ ગ્રિડ) (Products Line (Invoice Grid))
ઇન્વોઇસ યાદી ગ્રિડ (Invoice List Grid)
ઇન્વોઇસ સ્થિતિઓ (Invoice Statuses)
- ડ્રાફ્ટ (Draft)— ઇન્વોઇસ સાચવ્યો છે પણ હજી મોકલ્યો નથી. સંપાદિત કરી શકાય.
- મોકલેલા (Sent)— ઇન્વોઇસ ગ્રાહકને મોકલાયો છે. ચુકવણીની રાહ જોવાય છે.
- ચૂકવેલા (Paid)— સંપૂર્ણ ચુકવણી મળી છે.
- આંશિક ચૂકવેલા (Partially Paid)— અંશિક ચુકવણી મળી છે. બાકી રકમ રહે છે.
- મુદત વીતી ગયેલા (Overdue)— નિયત તારીખ વીતી ગઈ છે અને ચુકવણી અધૂરી છે.
- રદ કરેલા (Cancelled)— ઇન્વોઇસ રદ કરવામાં આવ્યો છે અને હવે માન્ય નથી.
ઈમેલ દ્વારા ઇન્વોઇસ કેવી રીતે મોકલવો (How to Send Invoice via Email)
ઇન્વોઇસ ખોલો અને ઈમેલ મોકલો પર ક્લિક કરો. સિસ્ટમ ગ્રાહકનું ઈમેલ સરનામું વાપરે છે. મોકલતાં પહેલાં તમે સંદેશ ઉમેરી શકો. ઇન્વોઇસ PDF ઈમેલ સાથે જોડાયેલો હોય છે. ખાતરી કરો કે ગ્રાહક પાસે ઈમેલ સરનામું નોંધેલું છે.
ઇન્વોઇસ PDF તરીકે કેવી રીતે ડાઉનલોડ કરવો (How to Download Invoice as PDF)
ઇન્વોઇસ ખોલો અને PDF ડાઉનલોડ કરો પર ક્લિક કરો. PDF તમારી બ્રાન્ડિંગ (લોગો, રંગો) સાથે બને છે અને તેમાં બધી લાઇન વસ્તુઓ, કુલ અને શરતો સમાવિશે છે. તમે PDF જાતે શેર કરી શકો અથવા તમારા ઈમેલમાં જોડી શકો.
ચૂકવેલા તરીકે ચિહ્નિત કરવાની રીત (How to Mark as Paid)
ઇન્વોઇસ ખોલો અને ચૂકવેલા તરીકે ચિહ્નિત કરો પર ક્લિક કરો. ચુકવણીની તારીખ અને રકમ દાખલ કરો. સંપૂર્ણ ચુકવણી માટે સ્થિતિ ચૂકવેલા થાય છે. આંશિક ચુકવણી માટે મળેલી રકમ દાખલ કરો; સ્થિતિ આંશિક ચૂકવેલા થાય છે અને બાકી રકમ અપડેટ થાય છે.
ઇન્વોઇસની નકલ કેવી રીતે બનાવવી (How to Duplicate an Invoice)
ઇન્વોઇસ યાદી કે વિગત વ્યૂમાંથી નકલ ક્રિયા વાપરો. એક નવો ડ્રાફ્ટ ઇન્વોઇસ એ જ ગ્રાહક, લાઇન વસ્તુઓ અને કુલ સાથે બને છે. સાચવતાં પહેલાં તમે તારીખ અને રકમ સંપાદિત કરી શકો.