चालान बनाना और भेजना (Creating & Sending Invoices)
चालान इन्वॉइस ऐप का मूल हैं। पंक्ति वस्तुओं, कर और छूट सहित पेशेवर चालान बनाएँ। उन्हें ईमेल द्वारा भेजें या PDF के रूप में डाउनलोड करें और भुगतान स्थिति ट्रैक करें।
इस ऐप में चालान क्या हैं? (What Are Invoices in This App?)
चालान बिलिंग दस्तावेज़ हैं जो आप ग्राहकों को भेजते हैं। प्रत्येक चालान में ग्राहक, चालान तिथि, देय तिथि, पंक्ति वस्तुएँ (उत्पाद या कस्टम प्रविष्टियाँ), मात्राएँ, दरें, कर, छूट और कुल शामिल होते हैं। चालान मसौदे के रूप में सहेजे जा सकते हैं, ईमेल किए जा सकते हैं, या PDF के रूप में डाउनलोड किए जा सकते हैं।
चालान कैसे बनाएँ (How to Create an Invoice)
चालान फ़ॉर्म फ़ील्ड (Invoice Form Fields)
| फ़ील्ड (Field) | विवरण (Description) |
|---|---|
| ग्राहक (Customer) आवश्यक (Required) | वह ग्राहक जिसका चालान बनाया जा रहा है। अपनी ग्राहक सूची से चुनें। |
| चालान तारीख (Invoice Date) आवश्यक (Required) | चालान की तिथि। आज की तिथि रहती है। |
| देय तारीख (Due Date) वैकल्पिक (Optional) | भुगतान देय तिथि। अतिदेय ट्रैकिंग और स्मारक संदेश हेतु उपयोग होती है। |
| चालान नंबर (Invoice Number) स्वतः (Auto) | स्वतः जनरेट क्रमिक नंबर। सेटिंग्स में अनुकूलित किया जा सकता है। |
| उत्पाद/वस्तुएँ (Products/Items) आवश्यक (Required) | पंक्ति वस्तुएँ (उत्पाद या कस्टम प्रविष्टियाँ)। कम से कम एक आवश्यक। |
| मात्रा (Quantity) आवश्यक (Required) | प्रति पंक्ति वस्तु मात्रा। |
| दर (Rate) स्वतः (Auto) | प्रति इकाई कीमत। उत्पाद से स्वतः भरा जाता है; बदला जा सकता है। |
| छूट (Discount) वैकल्पिक (Optional) | प्रति पंक्ति या चालान स्तर पर छूट। |
| कर (Tax) स्वतः (Auto) | कर दर। उत्पाद से स्वतः भरी जाती है; बदली जा सकती है। |
| टिप्पणियाँ (Notes) वैकल्पिक (Optional) | चालान पर आंतरिक या ग्राहक-उन्मुख टिप्पणी। |
| शर्तें एवं नियम (Terms & Conditions) वैकल्पिक (Optional) | चालान पर प्रदर्शित भुगतान शर्तें या कानूनी शर्तें। |
उत्पाद पंक्ति (चालान ग्रिड) (Products Line (Invoice Grid))
चालान सूची ग्रिड (Invoice List Grid)
चालान स्थितियाँ (Invoice Statuses)
- मसौदा (Draft)— चालान सहेजा गया है पर अभी नहीं भेजा गया। संपादित किया जा सकता है।
- भेजा गया (Sent)— चालान ग्राहक को भेज दिया गया। भुगतान की प्रतीक्षा में।
- भुगतान हो गया (Paid)— पूर्ण भुगतान प्राप्त।
- आंशिक भुगतान (Partially Paid)— कुछ भुगतान प्राप्त। बकाया राशि शेष है।
- अतिदेय (Overdue)— देय तिथि बीत गई और भुगतान पूर्ण नहीं है।
- रद्द (Cancelled)— चालान रद्द है और अब मान्य नहीं है।
ईमेल द्वारा चालान कैसे भेजें (How to Send Invoice via Email)
चालान खोलकर "ईमेल भेजें" पर क्लिक करें। सिस्टम ग्राहक का ईमेल पता उपयोग करता है। भेजने से पूर्व आप संदेश जोड़ सकते हैं। चालान PDF ईमेल में संलग्न होता है। सुनिश्चित करें कि ग्राहक का ईमेल पता दर्ज है।
चालान PDF के रूप में कैसे डाउनलोड करें (How to Download Invoice as PDF)
चालान खोलकर "PDF डाउनलोड करें" पर क्लिक करें। आपकी ब्रांडिंग (लोगो, रंग) सहित PDF बनता है जिसमें सभी पंक्ति वस्तुएँ, कुल और शर्तें शामिल होती हैं। आप PDF स्वयं साझा कर सकते हैं या अपने ईमेल में संलग्न कर सकते हैं।
भुगतान हो चुका कैसे चिह्नित करें (How to Mark as Paid)
चालान खोलकर "भुगतान हो चुका चिह्नित करें" पर क्लिक करें। भुगतान तिथि और राशि दर्ज करें। पूर्ण भुगतान पर स्थिति भुगतान हो चुका हो जाती है। आंशिक भुगतान पर प्राप्त राशि दर्ज करें; स्थिति आंशिक भुगतान हो जाती है और बकाया राशि अपडेट होती है।
चालान की प्रतिलिपि कैसे बनाएँ (How to Duplicate an Invoice)
चालान सूची या विवरण दृश्य से "प्रतिलिपित करें" क्रिया का उपयोग करें। उसी ग्राहक, पंक्ति वस्तुओं और कुल के साथ नया मसौदा चालान बनता है। सहेजने से पूर्व आप तिथि और राशियाँ संपादित कर सकते हैं।